Lay out Gudang adalah gambar sistematik Gudang yang akan dipergunakan didalam aktifitas sesungguhnya yang akan memberikan kemudahan didalam operasional dan kecepatan didalam pelayanannya. Rencana pembuatan lay out Gudang utamanya Gudang logistik harus dikonsultasikan ke pusat untuk mendapatkan hasil optimal. Konsep lay out Gudang adalah menghindari pekerjaan yang bolak-balik didalam Gudang dan menempatkan peralatan/barang sesuai dengan karakteristiknya.
Lay out Gudang secara umum terdiri:
• Pintu masuk barang dan pintu keluar barang
• Tempat pengecekan terima barang
• Tempat penyimpanan barang yang disesuaikan dengan karakteristiknya (barang yang paling sering keluar ditempatkan dekat dengan pintu keluar barang misalnya).
• Tempat proses penyimpanan barang
• Ruangan administrasi gudang
• Parkir armada pengiriman
A. PINTU KELUAR ATAU MASUK BARANG
Pintu keluar atau masuk barang merupakan akses dari luar Gudang ke dalam Gudang atau sebaliknya. Akses ini merupakan titik penting untuk jaminan keamanan kehilangan barang. Jika memungkinkan, pintu untuk barang dipisahkan dengan pintu untuk karyawan.
Tujuan Pemisahan pintu masuk dan pintu keluar untuk memastikan kemudahan didalam penanganan barang dan sekaligus menjamin keamanan barang yang masuk dan keluar serta terpisah dari keluar masuknya karyawan.
B. LOKASI PENGECEKAN TERIMA BARANG
Pengecekan terima barang adalah aktifitas yang dilakukan pada saat penerimaan barang untuk memastikan bahwa barang diterima sesuai dengan dokumen pengirimannya (DO, DN, Faktur dll).
C. PENGECEKAN KIRIMAN BARANG
Pengecekan kirim barang adalah aktivitas yang dilakukan pada saat barang akan dikirimkan untuk memastikan bahwa barang dikirim sesuai dengan surat pengirimannya (DN, DO, Surat Jalan dll) dan telah dilengkapi dengan dokumen yang benar.
D. KARTU STOCK
Kartu stok harus disiapkan untuk 1 barang mendapatkan 1 kartu stok. Kartu stok harus diisi setiap kali dilakukan penerimaan barang atau pengambilan barang tersebut lengkap dengan tujuan pengambilannya dan siapa yang mempersiapkan.
E. PENYIMPANAN BARANG BERSUHU
Kemampuan dan standar penyimpanan yang tinggi harus menjadi patokan dan target yang harus dicapai bagi setiap Gudang. Barang - barang yang harus disimpan didalam ruangan bersuhu memiliki karakteritik yang unik dan hanya bisa ditangani didalam ruangan yang memiliki suhu yang sesuai. Barang yang disimpan dikondisi ini biasanya berupa obat-obatan. Data mengenai berapa suhu yang penyimpanan yang sesuai dapat dilihat disetiap kemasan barangnya.
Jenis Penyimpanan bersuhu :
a) Suhu cold : 15oC - 25oC di ruangan dengan AC standar.
b) Suhu chiller : 2oC - 8 oC dilakukan di cold chiller.
c) Suhu Freezer : - 20oC dilakukan di freezer.
F. PENYIMPANAN BARANG TIDAK BERSUHU
Penyimpanan tidak bersuhu adalah penyimpanan barang-barang yang tidak memerlukan perlakuan suhu khusus.
Yang diperlukan didalam penyimpanan barang tidak bersuhu adalah aliran udara yang baik sehingga suhu yang ada didalam ruang tidak lebih panas dibandingkan dengan suhu luar ruangan.
G. PENYIMPANAN BARANG RUSAK/KADALUARSA
Barang rusak/kadaluarsa perlu ditangani dengan baik dikarenakan barang tersebut masih memiliki nilai yang sama dengan baik. Barang rusak/kadaluarsa harus dipisahkan dari barang baik untuk menjaga mutu dan kejelasan administrasi didalam suatu lokasi/ ruangan atau lokasi yang terpisah.
H. PAKAIAN DAN FASILITAS KERJA
Dalam aktifitas sehari-hari, staf Gudang memiliki pakaian dan fasilitas kerja yang harus dikenakan setiap saat. Fasilitas kerja ini dikaitkan dengan keamanan, keselamatan dan kesehatan didalam bekerja dan merupakan bagian yang menjadi tanggungjawab dari staf logistik untuk memastikan dipergunakan/dilaksanakan setiap saat selama berada didalam Gudang
Fasilitas yang diberikan antara lain:
• Baju seragam
• Sepatu kerja
• ID card.
I. ATAP
Atap Gudang merupakan sarana penting untuk menghindari kerusakan barang-barang yang disebabkan oleh air hujan, angin dan sinar matahari yang berlebihan. Atap Gudang juga berfungsi untuk menjaga keamanan barang-barang dari tindak pencurian
J. DINDING ATAU TEMBOK
Dinding Gudang adalah bagian penting didalam pelaksanaan aktifitas pergudangan logistik. Keberadaan dinding akan memberikan rasa aman dan jaminan kesegaran terhadap barang-barang dan orang yang bekerja didalamnya.
Dinding Gudang haruslahbersifat permanen, aman dan tahan terhadap gangguan secara umum
K. LANTAI
Lantai sebagai dasar dari perGudang an memiliki peranan dalam menjaga kebersihan dari debu dan keamanan barang dari gangguan binatang yang ada di dalam tanah.
Lantai Gudang harus memiliki kekerasan minimal yang dapat menjamin keberadaan barang diatasnya tidak terperosok atau amblas.
L. PINTU GUDANG
Pintu gudang merupakan sarana yang memberikan rasa aman pada saat Gudang dalam keadaan tertutup. Pintu harus memiliki kekuatan yang seimbang antara panjang dan tingginya. Bahan pintu harus mampu menjadi pegangan kunci yang dipasang didalamnya.
Jenis-jenis pintu:
1. Pintu kayu-pintu yang digunakan untuk penghubung antara Gudang dingin dan Gudang non dingin dan kantor principal
2. Pintu besi yang berteralis dan berkawat - pintu yang digunakan untuk pintu penerimaan barang, pintu antara gudang dengan kantor
3. Pintu rolling penerimaan barang, pintu yang dipergunakan untuk penerimaan barang
M. SIGNAGE (PAPAN PETUNJUK)
Signage atau papan petunjuk adalah perlengkapan yang harus ada didalam Gudang guna mempermudah staff dalam menjalankan tugas - tugasnya ditempat yang benar.
Signage ini harus dipasang ditempat yang sesuai dengan maksud yang ada didalamnya dan dipasang ditempat yang strategis sehingga dapat dilihat dengan mudah oleh semua orang.
N. RAK.
Rak merupakan perlengkapan utama yang harus ada didalam gudang.
Rak gudang haruslah tahan lama, bersih dan mudah untuk disesuaikan dengan kondisi Gudang yang ada.
O. PALLET
Pallet adalah perlengkapan gudang untuk menjamin barang tidak bersentuhan langsung dengan lantai serta mempermudah pergerakan barang didalam Gudang. Pallet yang dipergunakan berasal dari kayu tanpa adanya pengikat bawah.
P. HAND PALLET
Hand Pallet adalah alat bantu memindahkan pallet yang dioperasikan secara sederhana dan mudah. Alat ini sangat berguna untuk mempercepat kelancaran penerimaan barang dan penyiapan barang yang akan dikeluarkan. Sebaiknya setiap Gudang memiliki minimal 1 hand pallet agar dapat dihasilkan kemudahan dalam bekerja dan peningkatan produktifitasnya. Alat ini harus didukung dengan kondisi lantai penerimaan, penyimpanan dan area pengiriman yang landai relative halus.
Q. LAMPU
Lampu diperlukan didalam Gudang untuk memberikan penerangan yang cukup didalam pekerjaan menangani barang-barang Lampu yang ada haruslah memberikan cahaya yang cukup dengan daya yang rendah. Ada baiknya disiapkan penerangan dari asbes plastik yang dipasang pada atap Gudang dengan tetap memperhatikan keamanannya.
R. VENTILASI
Ventilasi adalah perputaran udara didalam Gudang sehingga udara menjadi selalu segar. Ventilasi hanya diperkenankan digunakan di Gudang non suhu dan ruangan kerja yang tidak mempergunakan mesin pendingin (AC)
Pembuatan ventilasi harus mempertimbangkan unsur keamanan dan keselamatan kerja. Tidak direkomendasikan Gudang mempergunakan van gantung dengan alas an keselamatan kerja
S. TELEKOMUNIKASI
Telekomunikasi adalah sarana hubungan antara pusat dengan daerah termasuk dengan ORARI. Telekomunikasi harus berlangsung dengan cepat, langsung dan sesuai dengan pesan yang disampaikan.
Setiap bagian di gudang harus memiliki sarana komunikasi berupa email, telepon atau radio panggil.
T. MEJA KERJA DAN KURSI KERJA
Meja dan Kursi kerja diberikan kepada staf logistik yang memang benar-benar memerlukan dan jika perlu dapat dilakukan dengan cara share/bersama-sama. Tidak semua staf logistik harus memiliki meja kerja sendiri-sendiri
U. PEST CONTROL
Pest Control adalah aktifitas pencegahan serangga, tikus dan sejenisnya yang jika tidak dilakukan dapat menyebabkan kerusakan pada barang baik secara fisik maupun kualitas serta dapat berpengaruh negatif pada kesehatan staff gudang.
Pest Control dilakukan oleh perusahaan penyedia jasa pest control yang memiliki kemampuan didalam bidangnya atau dilakukan sendiri dengan cara mempersiapkan peralatan penangkap tikus beserta racunya dan ditempatkan disetiap pintu masuk/keluar.
V. PEMADAM KEBAKARAN
Peralatan pemadam kebakaran harus tersedia setiap saat ditempat-tempat yang strategis dan mudah dijangkau oleh staff. Alat Pemadam Api Ringan (APAR) merupakan peralatan yang wajib dimiliki oleh setiap Gudang.
Pengadaan peralatan ini harus dilakukan dengan kerja sama antara Gudang dengan kantor dinas pemadam kebakaran setempat.
W. ALAT-ALAT KEBERSIHAN
Kebersihan adalah budaya dasar manusia yang wajib dijunjung tinggi dan dilestarikan. Dengan menjaga standar kebersihan yang tinggi, satu masalah dasar sudah berhasil diatasi, yakni kerusakan barang dikarenakan debu, kotor dan kemungkinan staf terjangkit penyakit karena kondisi Gudang dan barang yang tidak bersih.
Jadual kebersihan hendaknya dibuat dan ditempel didinding Gudang agar setiap staff tahu tugasnya masing-masing.
X. SECURITY DAN ALARM
Keamanan yang baik akan memberikan ketenangan dan kenyamanan dalam bekerja. Keamanan harus diciptakan sebaik mungkin dengan jaminan yang tinggi terhadap barang dan staf yang bekerja.
Y. DETEKTOR ASAP DAN PANAS
Detektor Asap dan Panas diperlukan untuk memantau kondisi dalam Gudang. Jika detector memberikan tanda (alarm), maka sesuatu sedang terjadi yang berkaitan dengan asap atau panas (potensi kebakaran)
Z. ARMADA PENGIRIMAN
Armada pengiriman adalah armada yang dipergunakan oleh team logistik untuk mengirimkan barang kedaerah/gudang tujuan.
AA. PELAPORAN KINERJA (KPI)
KPI (Key Performa Indicator) adalah pengukuran ketercapaian standard yang ditentukan oleh departemen.
Pelaporan KPI dilakukan dengan cara mencantumkan data-data yang ditentukan dipapan pengumuman (board) agar seluruh team mengetahui.
BB. JAM TERIMA BARANG
Jam terma barang adalah jam kerja yang telah disiapkan untuk menerima barang dari pihak luar
Penerimaan akan disiapkan ABG atau staf bongkar barang yang dapat dibantu juga oleh karyawan transportasi yang mengirimkan barang..
Sumber : "http;//logistikindonesia.blogspot.com"